Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für kustoris.de — die Website und die darüber bereitgestellte Anwendung Kustoris, einen Dienst zur rechtskonformen E-Mail-Archivierung (GoBD). Es werden keine Tracking-Dienste eingebunden und keine Inhalte von Drittanbietern geladen; es kommen ausschließlich technisch erforderliche Cookies zum Einsatz (siehe Abschnitt 3).

1. Verantwortlicher

Hartmann IT Solutions GmbH
Dr.-Stöckl-Straße 3b
93049 Regensburg, Deutschland
E-Mail: kontakt@hartmann-it.de
Telefon: 0941 46391510

2. Server-Logdaten

Beim Aufruf dieser Website verarbeitet der Webserver technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt des Abrufs, aufgerufene URL, User-Agent, Referrer). Die Verarbeitung erfolgt auf Servern in der EU zur Bereitstellung und Absicherung des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Logdaten werden nach kurzer Frist automatisch gelöscht und nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt.

3. Cookies und lokale Speicherung

Kustoris setzt ausschließlich technisch erforderliche Cookies für die Anmeldung: ein Sitzungscookie sowie Cookies zum Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery und für den Anmeldeablauf (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sofern Sie eine Sprachwahl treffen, speichert das Cookie NEXT_LOCALE diese Wahl (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Wahl des Farbschemas merkt sich Ihr Browser im localStorage (kustoris-theme); dieser Wert bleibt auf Ihrem Gerät. Tracking- oder Analyse-Cookies werden nicht gesetzt.

4. Registrierung und Konto

Bei der Registrierung verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen, den Namen der Organisation und ein Passwort (gespeichert als bcrypt-Hash) zur Bereitstellung des Kontos (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Kontodaten speichern wir bis zur Löschung des Kontos, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5. E-Mail-Archivierung im Auftrag

Verbindet eine Organisation Postfächer mit Kustoris, archiviert der Dienst vollständige E-Mails einschließlich Inhalten, Anhängen und Metadaten. Diese Verarbeitung erfolgt im Auftrag der jeweiligen Organisation als Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) auf Grundlage unseres Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV); Verantwortlicher für die archivierten Inhalte ist die Organisation. Die Aufbewahrung richtet sich nach den von der Organisation konfigurierten gesetzlichen Fristen (GoBD, § 147 AO, § 257 HGB). IMAP-Zugangsdaten werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert; Zugriffe auf das Archiv werden in einem Audit-Log protokolliert.

6. Hosting und Backups

Kustoris wird auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland betrieben, die wir als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO einsetzen (Verarbeitung in Rechenzentren in Deutschland und Finnland, EU). Verschlüsselte Backups werden auf einem Speichersystem von Hetzner innerhalb der EU abgelegt. Weitere Empfänger gibt es nicht; eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.

7. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO) und löschen sie, sobald die Aufbewahrung nicht mehr erforderlich ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

8. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21). Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde; für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Ansbach. Betrifft Ihr Anliegen Inhalte, die eine Organisation mit Kustoris archiviert hat, wenden Sie sich bitte an die jeweilige Organisation als Verantwortlichen; wir leiten direkt bei uns eingehende Anfragen unverzüglich weiter.

Stand: August 2026