Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Kustoris — rechtskonforme E-Mail-Archivierung (GoBD)
Hartmann IT Solutions GmbH · Stand: August 2026

§ 1 Geltungsbereich

Diese AGB gelten für alle Verträge über die Nutzung des SaaS-Dienstes Kustoris zwischen der Hartmann IT Solutions GmbH, Dr.-Stöckl-Straße 3b, 93049 Regensburg (nachfolgend „Anbieter“) und Unternehmen im Sinne von § 14 BGB (nachfolgend „Kunde“). Kustorisrichtet sich ausschließlich an Unternehmen, Gewerbetreibende und Freiberufler — nicht an Verbraucher im Sinne von § 13 BGB.

§ 2 Vertragsgegenstand und Leistungsbeschreibung

Der Anbieter stellt dem Kunden den cloudbasierten SaaS-Dienst Kustoris zur Verfügung. Der Dienst umfasst:

• Anbindung von IMAP-Postfächern des Kunden und automatische Archivierung eingehender und vorhandener E-Mails
• Manipulationssichere Speicherung mit SHA-256-Integritätsprüfung und Prüfkette
• Volltextsuche über Betreff, Absender, Inhalte und extrahierte Anhangstexte
• Aufbewahrungsregeln nach GoBD (§ 147 AO, § 257 HGB) einschließlich Legal Hold
• Auditor-Zugriff (Z1/Z2/Z3) und Datenexport (EML/ZIP, GDPdU/GoBD)

Der Dienst befindet sich in einer Beta-Phase. Die Registrierung ist nur mit einem vom Anbieter ausgegebenen Einladungscode möglich.

§ 3 Vertragsschluss und Laufzeit

(1) Die Registrierung auf der Plattform stellt ein Angebot zum Abschluss eines Nutzungsvertrags dar. Der Vertrag kommt mit Freischaltung des Kontos zustande.

(2) Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen.

(3) Der Kunde kann jederzeit ohne Frist kündigen. Der Anbieter kann mit einer Frist von 60 Tagen zum Monatsende kündigen; vor Wirksamwerden der Kündigung stellt der Anbieter dem Kunden einen vollständigen Export der archivierten Daten bereit.

(4) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt (z. B. bei missbräuchlicher Nutzung oder Verstößen gegen wesentliche Vertragspflichten).

§ 4 Entgelt

Die Nutzung des Dienstes ist während der Beta-Phase unentgeltlich. Die Einführung entgeltlicher Tarife wird mindestens 60 Tage im Voraus angekündigt; eine Zahlungspflicht entsteht nur durch ausdrückliche Buchung eines entgeltlichen Tarifs durch den Kunden.

§ 5 Pflichten des Kunden

Der Kunde verpflichtet sich:

• Nur Postfächer anzubinden, über die er die legitime Verfügungsgewalt besitzt
• Zugangsdaten sicher aufzubewahren und nicht an Dritte weiterzugeben
• Missbrauch oder unberechtigte Nutzung unverzüglich zu melden
• Den Dienst nicht für rechtswidrige Zwecke oder zum Aufbau konkurrierender Produkte zu nutzen
• Seine eigenen handels- und steuerrechtlichen Pflichten (insbesondere GoBD, Verfahrensdokumentation) eigenverantwortlich zu erfüllen; Kustoris stellt hierfür Werkzeuge bereit, übernimmt aber nicht die rechtliche Verantwortung des Kunden

§ 6 Verfügbarkeit

Der Anbieter ist bestrebt, den Dienst mit hoher Verfügbarkeit bereitzustellen; während der Beta-Phase besteht kein Anspruch auf eine bestimmte Verfügbarkeit und keine SLA-Garantie. Archivdaten werden täglich verschlüsselt gesichert. Geplante Wartungsfenster werden mindestens 24 Stunden im Voraus angekündigt.

§ 7 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Der Anbieter verarbeitet archivierte E-Mails als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Mit Vertragsschluss wird der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) wirksam. Die Datenschutzerklärung gilt ergänzend.

Nach Vertragsende werden alle Kundendaten innerhalb von 90 Tagen aus den Produktivsystemen gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder ein aktiver Legal Hold entgegenstehen. Verschlüsselte Sicherungskopien rotieren automatisiert aus und werden spätestens nach Ablauf des Backup-Zyklus (derzeit bis zu zwölf Monate) gelöscht. Auf Anfrage wird vorher ein vollständiger Datenexport bereitgestellt.

§ 8 Haftung

(1) Unbeschränkte Haftung besteht für Verletzungen von Leben, Körper und Gesundheit sowie für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.

(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Für unentgeltliche Leistungen haftet der Anbieter darüber hinaus nur nach den gesetzlichen Regelungen für unentgeltliche Verträge.

(3) Keine Haftung besteht für Schäden durch fehlerhafte Konfiguration der Postfach-Anbindung durch den Kunden oder durch E-Mails, die dem Dienst nicht zugestellt wurden.

§ 9 Geistiges Eigentum

Alle Rechte an Software, Infrastruktur und Marken des Dienstes verbleiben beim Anbieter. Dem Kunden wird ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares Nutzungsrecht für die Vertragsdauer eingeräumt. Die archivierten Daten verbleiben im Eigentum des Kunden.

§ 10 Änderungen der AGB

AGB-Änderungen werden mit 60 Tagen Vorlaufzeit per E-Mail mitgeteilt. Widerspruch ist innerhalb von 30 Tagen möglich; bei Widerspruch besteht ein Sonderkündigungsrecht. Ohne Widerspruch gelten die neuen AGB als akzeptiert; hierauf wird in der Mitteilung gesondert hingewiesen.

§ 11 Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG). Ausschließlicher Gerichtsstand für Kaufleute ist der Sitz des Anbieters.

§ 12 Schlussbestimmungen

Unwirksame Bestimmungen lassen die Wirksamkeit der übrigen unberührt. Nebenabreden bedürfen der Textform.